Để họp chuyên nghiệp và hiệu quả- Nguyễn Thanh Lâm

Tính chuyên nghiệp khi tổ chức và điều hành cuộc họp được thể hiện rõ nét nhất ở những điểm sau đây:
– Đã xác định rõ ràng các mục đích và mục tiêu của cuộc họp chưa? Có thật cần thiết họp không hay có cách khác để giải quyết vấn đề? Mức độ cấp bách của cuộc họp đến mức nào?
– Đã dự kiến được các phương án giải quyết vấn đề chưa? Đã có cách tiếp cận các giải pháp chưa? Nghĩa là đã có đủ thông tin được phân tích và tổng hợp; các tài liệu quan trọng liên quan; những dự kiến làm nền tảng cho các quyết định hay chưa?
– Đã có và đã đánh giá tính khả thi của chương trình nghị sự (agenda) chưa? Nghĩa là có logic, có tính dẫn dắt và sư phạm, có tính tập trung để dứt điểm từng cụm vấn đề, có nhất quán, xuyên suốt và liên mạch suy nghĩ không?
Tính chuyên nghiệp của cuộc họp cũng thể hiện qua phong cách chuyên nghiệp của người chủ tọa. Người chủ tọa/người điều hành cuộc họp thường là những người có khả năng nói rất thuyết phục và lôi cuốn, rõ ràng, mạch lạc và sư phạm.
Ngoài ra, người điều hành thường là người có thẩm quyền cao nhất, nắm vững vấn đề, có cái nhìn bao quát và sâu về sự việc sắp bàn thảo. Người điều hành vừa giỏi ăn nói, có thẩm quyền, vẫn cần thêm kỹ năng điều hành cuộc họp để đạt hiệu năng và hiệu quả tốt nhất:
– Phải nắm vững vấn đề (không nắm vững thì mời những người hiểu rõ vấn đề trình bày theo một logic phù hợp nhất cho tư duy), và để cử tọa dễ thảo luận (dễ trao đổi ý kiến và các quan điểm, các đánh giá và sáng kiến).
– Người điều hành phải được chuẩn bị thật tốt và tự bản thân cũng chuẩn bị thật tốt về khả năng nắm thông tin, sức khỏe, phương tiện trình bày và cả sự động viên và hậu thuẫn về mặt tinh thần.
– Người điều hành cuộc họp nên là người có sức ảnh hưởng lớn và biết tạo ảnh hưởng trong cuộc họp bằng sự thông minh, sự lịch lãm, sự tế nhị, sự tinh tế và cả cái duyên, gây thiện cảm.
– Người điều hành phải biết cách thu phục nhân tâm, có lý luận sắc bén, chuẩn xác, nhân văn và đầy bản lĩnh nghiệp vụ.
– Người điều hành cần lèo lái cuộc họp trong tầm kiểm soát, không để “đi trật đường rầy”; kiểm soát được thời gian để không bị sa đà và cuộc họp không đi tới nơi tới chốn.
Quan trọng nhất là có chi tiết hành động sau khi họp (kế hoạch hành động, triển khai cụ thể).
Họp hiệu quả
Như vậy, tính hiệu quả của cuộc họp được đánh giá dựa trên những điểm nào?
Sau đây là 5 tiêu chí cơ bản nhất:
1. Họp ngắn mà thu được kết quả như mong đợi: Bắt đầu đúng giờ và kết thúc đúng giờ; có người kiểm soát thời gian; có chương trình tuân thủ từng khe thời gian, từng giai đoạn, từng phân khúc và từng chuỗi thời gian.
2. Kết quả thu được đáp ứng đúng mục đích: Các ý kiến bám sát chủ đề trao đổi; cách trao đổi hướng tới mục tiêu, không kể lể dài dòng, không phát biểu lan man, không lạc đề làm mất thời gian quý báu của người nghe.
3. Người chủ tọa biết điều phối cuộc họp hiệu quả: Mời đúng người vào đúng vấn đề; biết kiểm soát xung đột.
4. Kết quả có nhiều ý kiến đóng góp hữu ích.
5. Bầu không khí họp tích cực.
Tóm lại, họp là công cụ để thông báo, trao đổi ý kiến, cùng tìm giải pháp để có các quyết định và kế hoạch tối ưu nhất. Người điều hành cuộc họp cần có kỹ năng chuyên nghiệp và hiệu quả để đạt được mục tiêu, đạt được kết quả một cách nhanh và chắc nhất, tiết kiệm thời gian, công sức và tiền bạc, đồng thời làm tăng độ gắn kết của đội ngũ, độ chuyên nghiệp và tinh nhuệ của tập thể.
Họp chuyên nghiệp mới có hiệu năng và hiệu quả tốt đẹp.

5 câu hỏi cơ bản trước cuộc họp
Trước hết, người điều hành mỗi cuộc họp nên tự trả lời 5 câu hỏi sau đây:
1. Mọi người tham gia đã hiểu rõ các mục đích và mục tiêu của cuộc họp này chưa?
2. Thời gian dự kiến họp có hợp lý, hợp hoàn cảnh không?
3. Mọi người đã chuẩn bị và được chuẩn bị kỹ lưỡng, chu đáo để có mặt và đóng góp một cách tích cực?
4. Mọi người đã hiểu tầm quan trọng và giá trị của cuộc họp chưa?
5. Liệu đến cuối buổi họp, mọi người có thấu hiểu sự việc và biết rõ ai sẽ làm việc gì và phải làm xong việc ấy trước thời điểm nào hay không?
Trên thực tế, rất nhiều người nhầm lẫn họp là công việc, và họp xong là xong. Điều đó không hoàn toàn sai, nhưng cuộc họp chỉ là công cụ cho công tác truyền thông, hội ý, tìm ra những quyết định đúng nhất, chứ không hẳn chỉ là công việc mà chỉ cần có mặt là được.
Từ góc độ “họp là công cụ”, người điều hành cuộc họp bắt đầu công việc của mình từ khâu chuẩn bị chứ không phải từ phút bắt đầu họp. Coi thường hay thất bại trong việc chuẩn bị nghĩa là chuẩn bị cho sự thất bại. Giả định như 5 câu hỏi nêu trên đã được trả lời, việc chuẩn bị được xem là đã rất chu đáo, người điều hành buổi họp cũng phải rà soát độ chính xác và độ khả thi của thời gian, địa điểm, các mục đích và mục tiêu, nội dung, phản hồi xác nhận tham gia của từng thành viên, vì nếu quá nhiều người quan trọng không thể tham dự thì nên dời cuộc họp, hoặc họp thông qua cầu truyền hình, audi-video, skype, diễn đàn mạng xã hội hoặc những cách khác, tùy mức cấp bách của vấn đề.
4 kỹ năng chính gồm có:
a. Kỹ năng điều hành: biết lắng nghe và thấu hiểu; biết can thiệp đúng lúc và đúng cách để kiểm soát thời gian và tính bám sát, đảm bảo mọi người bám sát, bám đúng mục đích buổi họp.
b. Kỹ năng trình bày ý tưởng, trình bày trước công chúng của người chủ tọa và những người tham gia họp.
c. Kỹ năng lập kế hoạch cho buổi họp.
d. Kỹ năng chốt và xác định hành động trước khi kết thúc buổi họp. Ví dụ như “việc thứ nhất là gặp anh A, B, C để…; việc thứ hai là nộp đề xuất chi tiết trước ngày…; việc thứ ba là nộp báo cáo trước ngày…”.
Chuẩn bị tốt là đã đạt 50% mục tiêu. Bạn hãy cẩn trọng trả lời 5 câu hỏi cơ bản để nắm vững nội dung và chọn được hình thức tốt nhất cho nội dung ấy. Bạn hãy luôn lắng nghe và thấu hiểu những gì người khác nói, biết cách điều khiển buổi họp bám sát chủ đề, hướng về giải pháp và mục tiêu. Bạn luôn thể hiện là người có văn hóa và nhân văn, đồng thời cũng là người của nghiệp vụ chuyên môn. Bạn luôn lịch sự và tế nhị, tinh tế và hết lòng với công việc điều hành cuộc họp, luôn tìm kết quả và hành động cụ thể.
Cụ thể, cụ thể và cụ thể, bạn sẽ là người điều hành cuộc họp chuyên nghiệp và hiệu quả.